Het proces van de SKF-Entreevisitatie
Het SKF-Entreevisitatie product kent twee varianten. De praktijk kiest op basis van de praktijksituatie voor zijn persoonlijke voorkeur.
Variant 1:
De praktijk kan de SKF-Entreevisitatie in twee delen verdeeld over de tijd, laten uitvoeren. Die twee delen zijn respectievelijk een Online Assessment en een los praktijkbezoek. Er wordt gestart met een Online Assessment. Het Online Assessment is bedoeld om vast te stellen, voordat de praktijk het tweede deel van de SKF-Entreevisitatie laat uitvoeren, of en in welke mate de praktijk voldoet aan de summatieve criteria, die onderdeel uitmaken van de SKF-Entreevisitatie. Het zijn deze summatieve indicatoren, waaraan iedere tot de SKF toetredende praktijk, moet voldoen. Het Online Assessment stelt de praktijk in de gelegenheid om stapsgewijs het Entreevisitatietraject te doorlopen. Immers als de summatieve indicatoren niet behaald zijn, zal de uitslag van de SKF-Entreevisitatie negatief zijn. Het vrijwillige Online Assessment duurt ongeveer 1,5 uur en wordt online uitgevoerd. Het dient als serviceverhogend en kostenbesparend instrument. De resultaten van het gesprek met de visiteur over de summatieve indicatoren worden vastgelegd in een visitatierapport. Het visitatierapport wordt aangeboden aan de beoordelingscommissie van de SKF. Als de praktijk na het Online Assessment een positief advies heeft gekregen van de beoordelingscommissie van de SKF kan het tweede deel van het Entreevisitatietraject worden ingepland, het praktijkbezoek.
Tijdens het praktijkbezoek zal de visiteur ingaan op de formatieve indicatoren. Ook de uitkomsten van de formatieve indicatoren zullen worden vastgelegd in het visitatierapport. Naast het gesprek over de formatieve indicatoren zal de visiteur tijdens het praktijkbezoek ook een summatieve dossiertoets uitvoeren en zal er de praktijkinrichting worden beoordeeld. Voor een uitgebreide beschrijving van variant 1 van de SKF-Entreevisitatie verwijzen wij u graag naar de SKF-Entreevisitatiewijzer.
Variant 2:
De tweede variant wordt uitgevoerd als geheel en volledig product, waarbij alle kwaliteitscriteria, zowel summatief als formatief, worden besproken. In een gesprek, het praktijkbezoek, zal de visiteur ingaan op zowel de summatieve als formatieve indicatoren. Deze worden getoetst, cq. besproken en de uitkomsten worden vastgelegd in een rapport met bijbehorend advies. Het visitatierapport wordt aangeboden aan de beoordelingscommissie van de SKF. De beoordelingscommissie zal een de definitieve uitslag geven over het resultaat van de SKF-Entreevisitatie.
De voorbereiding
Praktijken die zich willen aansluiten bij de SKF als deelnemer melden zich rechtstreeks aan bij HCA, dat kan via ons email adres (hca@healthcareauditing.nl) of door het aanmeldformulier in te vullen op onze website. HCA begeleidt de praktijken in de voorbereiding, licht in een kort telefonisch onderhoud de procedure uit en geeft antwoord te op de meest gestelde vragen. Als de praktijk besluit zich op te geven voor de SKF-Entreevisitatie, en een keuze hebben gemaakt voor welke variant van de SKF-Entreevisitatie er is gekozen, ontvangen zij van HCA de voorbereidende documenten voor de SKF-Entreevisitatie. Voor het Online Assessement dient de Online Assessment vragenlijst te worden ingevuld. Als voorbereiding op de SKF-Entreevisitatie all-in one vult de praktijk de Praktijkvragenlijst all-in one in. De Praktijkvragenlijst/Online Assessment vragenlijst is een belangrijk* instrument en dient als voorbereiding voor de visiteur.
*Als de Praktijkvragenlijst/Online Assessment vragenlijst niet wordt ingevuld kan de SKF-Entreevisitatie niet uitgevoerd worden.
Tevens ontvangt de praktijk ook een medewerkers vragenlijst. Deze vragenlijst moet voorafgaand aan de SKF-Entreevisitatie worden ingevuld door alle medewerkers. De uitkomsten van deze vragenlijsten worden tijdens het Online Assessment, of als er een keuze is gemaakt voor variant twee, tijdens het praktijkbezoek besproken.
De uitvoering van de SKF-Entreevisitatie
De SKF-Entreevisitatie (het praktijkbezoek) wordt op de hoofdlocatie van de praktijk uitgevoerd door één HCA-visiteur. Tijdens dit bezoek, afhankelijk van de praktijkgrootte kan dit in tijd verschillen, worden de uitkomsten van de praktijkvragenlijst en de medewerkersvragenlijsten besproken i.r.t. de SKF-kwaliteitscriteria. De visiteur heeft de taak om als gespreksleider op te treden en samen met de praktijkvertegenwoordigers de juiste sfeer te bewaken. Dit zal er één zijn van reflectie en een positief kritische houding, waarbij begrippen als leren en ontwikkelen centraal staan. Het grotendeels formatieve karakter van de visitatie draagt hieraan bij, zodat er sprake kan zijn van maximale waardecreatie voor de praktijk. Tijdens en direct na de visitatie worden de uitkomsten vastgelegd in een visitatierapport. De uitkomsten worden direct met de praktijk gecommuniceerd.
De uitkomsten
De volgende uitkomsten zijn mogelijk:
Een positieve uitslag. De praktijk kan zich direct aansluiten bij de SKF.
Een uitgestelde uitslag, waarbij er op basis van de uitkomsten i.r.t. de kwaliteitsindicatoren wel sprake is van een ontwikkel- of verbetertraject. Tussen de 6 weken en 6 maanden na de SKF-Entreevisitatie zal in de vorm van een kwaliteitsontwikkelgesprek (KOG) door de visiteur vastgesteld worden of en in welke mate het ontwikkel- of verbetertraject heeft geleid tot het gewenste resultaat. Bij een positieve uitkomst kan de praktijk zich aansluiten bij de SKF.
Een negatieve uitslag, de praktijk kan zich niet aansluiten bij de SKF.
Ad.1: Bij een positieve uitslag door de beoordelingscommissie van de SKF kan de praktijk zich aanmelden bij de SKF als aspirant deelnemer.
Ad.2: Bij een uitgestelde uitslag door de beoordelingscommissie van de SKF, is er nog sprake van uitvoer van een Kwaliteitontwikkelgesprek (KOG). Pas na een positief afgerond KOG kan de praktijk zich aanmelden bij de SKF als aspirant deelnemer. De praktijk kan zich dus niet direct na de SKF-Entreevisitatie (het praktijkbezoek) aanmelden als aspirant deelnemer.
Ad.3: Bij een negatief advies door de beoordelingscommissie van de SKF kan de praktijk op eigen verzoek na 6 maanden een SKF-Entree HERvisitatie laten uitvoeren.
Belangrijk: Gedurende het eerste jaar na behalen van de SKF-Entreevisitatie zal de praktijk deelnemer van SKF zijn o.b.v. een aspirant jaar. Eén jaar later zal de praktijk in beginsel een reguliere SKF-label Keurmerk visitatie ondergaan. Als deze visitatie met een positief advies wordt afgesloten vervalt automatisch het aspirant jaar. Dit wordt omgezet in een regulier deelnemerschap als label Keurmerk praktijk van de SKF. Bij een negatief advies i.r.t. de reguliere SKF-label Keurmerk visitatie blijft het aspirant jaar gehandhaafd en kan de praktijk na 6-12 maanden een nieuwe reguliere SKF label Keurmerk visitatie aanvragen om in aanmerking te komen voor een regulier deelnemerschap.
Voor de inhoud en organisatie van het kwaliteitsontwikkelgesprek of de SKF-Entree HERvisitatie verwijzen wij u graag naar de betreffende productomschrijving. Mochten er vragen zijn naar aanleiding van de boven genoemde procesbeschrijving? Neem contact met ons op en wij beantwoorden met plezier al uw vragen.